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Etapas para encerrar o contrato de serviços contábeis sem gap fiscal, do contrato até a responsabilidade técnica.
1.590/2020
Resolução do CFC vigente que rege o contrato e o distrato de serviços contábeis (substituiu a 987/2003 e a 1.457/2013).
0%
Percentual legal fixo de multa para sair não existe. Você deve apenas os honorários já prestados e o previsto por escrito no contrato.
13.709/2018
Lei da LGPD, que ampara a devolução dos documentos da empresa; reter arquivos por dívida é vedado.
Conteúdo informativo; valores e prazos variam conforme o contrato. Consulte um contador para o seu caso.
Resumo rápido
- Norma vigente: o fim do contrato de serviços contábeis é regido pela Resolução CFC 1.590/2020 e pelo Código Civil (resilição, art. 473).
- Cuidado com o modelo antigo: muitos modelos online ainda citam a Resolução CFC 1.457/2013, que está revogada. A norma em vigor é a 1.590/2020.
- Documentos são seus: o contador não pode reter os documentos por dívida, pois eles são da empresa (LGPD, Lei 13.709/2018).
- Não confunda: encerrar o contrato com o escritório não é o mesmo que dar baixa na empresa.
Decidir sair é a parte fácil. A dor de cabeça aparece depois: aviso prévio, multa no contrato, documentos que somem e o risco de um gap fiscal no meio do caminho. Encerrar tem regra, e boa parte dos conteúdos da primeira página para no “baixe o modelo de carta” ou cita norma já revogada. Este guia segue a norma vigente e correta, do distrato até a baixa da responsabilidade técnica. Ele faz parte do processo maior de como trocar de contador.
Encerrar o contrato tem regra: o que a lei e o CFC dizem
A prestação de serviços contábeis exige contrato escrito, e seu encerramento é regido pela Resolução CFC 1.590/2020 e pelo Código Civil. A norma do Conselho dedica todo o Capítulo II, os artigos 6 a 10, ao distrato. Saber qual regra vale evita seguir orientação desatualizada.
Atenção: norma revogada em circulação
Muitos modelos que circulam online, inclusive em portais jurídicos populares, ainda citam a Resolução CFC 1.457/2013, que está revogada. A norma em vigor é a Resolução CFC 1.590/2020, que também substituiu a antiga 987/2003. Usar a base errada compromete o documento.
Uma distinção guia todo o restante deste guia. Encerrar o contrato com o escritório não é dar baixa na empresa. No primeiro caso, você troca quem cuida da contabilidade; no segundo, você extingue o CNPJ. São processos diferentes, com efeitos diferentes. Misturar os dois é fonte comum de confusão na hora de sair.
Passo a passo para encerrar sem dor de cabeça
O encerramento do contrato de serviços contábeis cabe em cinco etapas em sequência, todas amparadas na Resolução CFC 1.590/2020 e no Código Civil. A ordem protege a continuidade fiscal. Veja o resumo das cinco etapas e, na sequência, o detalhe de cada uma.
- Releia o contrato: confira aviso prévio, cláusula penal e a forma de comunicação exigida.
- Comunique por escrito: formalize a saída por carta ou e-mail, com data de término e protocolo de recebimento.
- Celebre o distrato: encerre formalmente as responsabilidades das duas partes, com data e assinatura.
- Receba os documentos: recupere tudo o que é da empresa mediante protocolo, conferindo item a item.
- Transfira a responsabilidade técnica: o novo responsável assume no CRC e você atualiza os cadastros oficiais.
Etapa 1: releia o contrato (aviso prévio e cláusula penal)
Comece pelo próprio contrato. Procure três pontos: o prazo de aviso prévio, a cláusula de multa ou cláusula penal e a forma de comunicação exigida. O Código Civil (Lei 10.406/2002, art. 473) trata da resilição unilateral e do aviso prévio. Não há um número de dias genérico na lei: o prazo vem do que foi acordado por escrito.
Etapa 2: comunique a decisão por escrito
Formalize a saída por carta ou e-mail, com a data de término e protocolo de recebimento. O registro escrito cria prova e define até quando o antigo responsável respondia pelas entregas. Se não houver distrato assinado, notifique por escrito o fim da relação, como resume o CRC-PR. Se você quer o texto pronto, veja os modelos de carta de transferência de contador.
Etapa 3: celebre o distrato de prestação de serviços
O distrato é o instrumento que encerra formalmente o contrato, e é nele que o CRC-DF apoia a exigência da NBC PG 01 de manter contrato escrito. Pela Resolução CFC 1.590/2020, Capítulo II, deve constar o encerramento das responsabilidades e a data. O CRC-SC acrescenta um ponto-chave: no distrato deve constar a responsabilidade do cliente de recepcionar os próprios documentos em poder do antigo responsável. A assinatura das duas partes fecha o ciclo.
Etapa 4: receba todos os documentos mediante protocolo
Recupere tudo o que é da empresa, conferindo item a item no recebimento. A entrega se dá por cláusula rescisória e protocolo, conforme o CRC-PR. A lista costuma incluir os documentos abaixo.
- Livros contábeis e fiscais
- Balancetes e balanço
- Arquivos SPED (ECD, ECF, EFD)
- Guias pagas e folha / eSocial
- Arquivos digitais e backups
- Acessos e senhas dos sistemas
- Protocolo de entrega assinado
Pela LGPD (Lei 13.709/2018), os dados e documentos da empresa não podem ser retidos por inadimplência. Precisa do detalhamento por tipo? Veja o checklist de solicitação de documentos para outra contabilidade.
Etapa 5: transfira a responsabilidade técnica e atualize cadastros
Por fim, o novo responsável assume a responsabilidade técnica junto ao CRC. Segundo o CRC-MT, a assunção se dá pela contratação e a baixa, pela rescisão. Em seguida, atualize a procuração no e-CAC e os cadastros oficiais: veja a alteração de contador na Redesim e o que muda na troca de contador na Receita Federal.
O que você não perde ao sair (e quem responde pelo passado)
Sair não apaga a responsabilidade do antigo profissional sobre o período que ele cuidou. Pelo artigo 10 da Resolução CFC 1.590/2020, as obrigações acessórias do período decorrido na vigência do contrato cabem ao profissional antigo, salvo cláusula em contrário. Esse ponto, raramente explicado, tranquiliza quem teme o “depois”.
Há simetria de deveres entre as partes. Assim como o cliente tem o dever de recepcionar seus documentos, o escritório que se desliga segue as normas do CFC para encerrar a relação, como orienta o CRC-MG. Em outras palavras, encerrar bem protege os dois lados. O período passado tem dono definido, e isso reduz o medo de ficar exposto depois da saída.
Os dois mitos que travam o encerramento
Dois receios prendem empresas a uma contabilidade que já não atende: a multa “obrigatória” e a retenção de documentos. Nenhum se sustenta diante da norma. O CRC-DF reforça que o vínculo se rege por contrato escrito e pela ética da NBC PG 01. Veja por que cada mito cai.
“Sou obrigado a pagar multa para sair?”
Depende exclusivamente do contrato. Não existe percentual legal fixo de multa para encerrar a prestação de serviços contábeis. O chamado “mito dos 13%” é prática de mercado, não obrigação prevista em lei. Você deve apenas os honorários pelos serviços já prestados e o que estiver expresso no contrato. Aprofunde o tema no material sobre posso trocar de contador a qualquer momento.
“O contador pode reter meus documentos até eu quitar?”
Não pode. Os documentos são da empresa, e a LGPD (Lei 13.709/2018) ampara a devolução e a portabilidade dos dados. Reter arquivos como garantia de pagamento contraria a ética profissional do CFC. O caminho de quem tem honorário em aberto é a cobrança pelas vias próprias, nunca segurar os documentos da empresa.
Caso prático (anonimizado)
Uma empresa de serviços do Simples Nacional decidiu migrar no meio do exercício, e a competência da virada quase ficou sem dono. Ao formalizar o distrato com data de corte e protocolar a entrega dos arquivos SPED e das guias, o mês de transição ganhou responsável definido. O resultado foi um encerramento organizado, sem gap de competência e sem perda de prazo na entrega das obrigações. Nenhum nome ou CNPJ é exposto aqui: o ponto é o método, não o caso.
Como a Alvera conduz o encerramento e a migração
A Alvera é uma contabilidade consultiva 100% online, atendendo empresas em todo o Brasil. Conduzimos o encerramento e a migração de ponta a ponta: o distrato, a entrega protocolada dos documentos, a baixa da responsabilidade técnica e a transição das obrigações sem perda de prazo. Você acompanha cada passo, com clareza, na migração de contabilidade.
Perguntas frequentes
Como encerrar um contrato com contabilidade?
Revise o contrato quanto a aviso prévio e eventual multa, comunique a decisão por escrito com a data de término, celebre o distrato de prestação de serviços (Resolução CFC 1.590/2020), receba os documentos mediante protocolo e garanta que o novo responsável assuma a responsabilidade técnica no CRC.
Como dispensar os serviços de um contador?
Comunique a decisão por escrito, por carta ou e-mail, informando a data de término e pedindo a relação de pendências. Em seguida, celebre o distrato encerrando as responsabilidades das duas partes e solicite a entrega dos documentos mediante protocolo. A forma escrita protege você e o profissional.
Preciso pagar multa para encerrar o contrato com o contador?
Depende do contrato. Não existe percentual legal fixo de multa para encerrar a prestação de serviços contábeis. O “mito dos 13%” é prática de mercado, não obrigação prevista em lei. Você deve apenas os honorários pelos serviços já prestados e o que estiver expresso por escrito no contrato.
O contador pode reter meus documentos se eu encerrar o contrato?
Não. Os documentos são da empresa, e a LGPD (Lei 13.709/2018) ampara a devolução dos dados. Reter arquivos por dívida contraria a ética do CFC. Quem tem honorário em aberto cobra pelas vias próprias, nunca segurando os documentos da empresa.
Qual a diferença entre encerrar o contrato e dar baixa na empresa?
São coisas distintas. Encerrar o contrato significa trocar o escritório que cuida da contabilidade: a empresa segue ativa. Dar baixa significa extinguir o CNPJ junto aos órgãos competentes. Este guia trata do encerramento do contrato, parte do processo de trocar de contador.
