Documentos a solicitar na troca de contabilidade: o checklist completo

Trocar de contador não significa começar do zero. A empresa é dona dos próprios documentos, e a contabilidade que sai tem o dever profissional de devolvê-los e transferi-los. A solicitação de documentos para outra contabilidade deve ser feita por categoria e formalizada por escrito: o risco real não é a troca, é sair com o histórico incompleto. Veja o checklist por categoria, os prazos e o que fazer se a contabilidade anterior demorar a entregar. Se você ainda está organizando todo o processo, comece pelo guia de como trocar de contador.

Você é dono dos seus documentos: o que diz a regra

Os documentos da empresa pertencem à empresa, não ao contador. Documentos fiscais devem ser arquivados por 5 (cinco) exercícios completos (SEFAZ-RS, 2026, base no CTN, art. 195). Por isso, reaver o histórico completo, e não só o último mês, é o que protege você em uma futura fiscalização.

A contabilidade que sai tem dever profissional de devolver e transferir o acervo do cliente. A NBC PG 200 do Conselho Federal de Contabilidade trata dos requisitos de conduta do contador, inclusive ao encerrar a prestação de serviços (CFC, 2019). Exigir tudo é seu direito, não um favor.

A regra geral de guarda segue em 5 anos para documentos fiscais, prazo ligado à decadência tributária (CRC-CE, 2025). Documentos previdenciários e trabalhistas costumam exigir guarda mais longa, por isso vale manter o acervo completo após a migração. Na dúvida sobre se você pode trocar de contador a qualquer momento, a resposta curta é sim, respeitado o contrato.

O checklist por categoria

Na prática de transições da Alvera, a maior parte das pendências de uma migração mal feita nasce de documentos digitais e acessos esquecidos, não da papelada física. Documentos fiscais precisam ser guardados por 5 anos (SEFAZ-RS, 2026), então organize a solicitação em cinco categorias. A tabela abaixo resume o que pedir; os blocos seguintes detalham cada grupo.

Documentos societários

São a identidade jurídica da empresa. Peça o contrato social e todas as alterações contratuais, o requerimento de empresário, o cartão ou comprovante do CNPJ e, no caso do MEI, o CCMEI. Inclua alvarás, licenças e as inscrições estadual e municipal. Esses documentos costumam ser exigidos em qualquer abertura ou regularização de empresa, então mantenha-os organizados.

Fiscais e obrigações acessórias

Aqui mora a maior parte do histórico que uma fiscalização pode pedir. Solicite os arquivos do SPED: EFD-Contribuições, EFD-Fiscal (ICMS/IPI), ECD e ECF. Peça também as DCTF e DCTFWeb transmitidas e, para optantes do Simples Nacional, o PGDAS-D mensal e a DEFIS anual.

Complete com as notas fiscais emitidas e recebidas, os livros fiscais e as guias de recolhimento pagas, como DAS e DARF. Sem esses arquivos, o novo contador não consegue dar continuidade às apurações nem comprovar pagamentos anteriores. Guarde tudo por pelo menos 5 anos (SEFAZ-RS, 2026).

Documentos contábeis

São a fotografia financeira da empresa ao longo do tempo. Peça o balanço patrimonial e os balancetes, a DRE (demonstração do resultado), o livro diário e o livro razão, o plano de contas e as conciliações bancárias. Esses relatórios permitem que a nova contabilidade abra o período seguinte com saldos corretos, sem retrabalho nem divergência de saldo inicial.

Trabalhistas e departamento pessoal

Se a empresa tem funcionários, esta categoria é crítica. Solicite a folha de pagamento de todo o período, os eventos do eSocial, as guias de FGTS e a GFIP ou DCTFWeb, além das GPS e do INSS recolhido. Inclua a RAIS (histórico), os dados de CAGED migrados ao eSocial, os registros de férias e rescisões e as fichas de registro dos empregados.

Sem esse acervo, você arrisca pendências em reclamações trabalhistas futuras e na contagem de tempo de serviço. É o tipo de histórico que ninguém sente falta até precisar dele.

Acessos digitais

Esta é a categoria que o checklist de 2017 ignora, e a que mais causa dor de cabeça. Garanta a posse do certificado digital e-CNPJ (e o e-CPF do sócio, se usado) e revogue procurações eletrônicas antigas. Confirme a procuração no e-CAC para o novo contador e a senha de acesso gov.br da empresa.

Liste e transfira os acessos aos portais: Simples Nacional, SPED, prefeitura ou emissor de NF-e, eSocial, Junta Comercial e Conectividade Social. A alteração da procuração no e-CAC é parte do que muda quando você faz a alteração do contador na Receita Federal.

Como formalizar a entrega: protocolo e TTRT

Dois instrumentos formalizam uma transição segura: o protocolo de entrega e o TTRT. O Termo de Transferência de Responsabilidade Técnica eletrônico deve ser preenchido pelo novo profissional da contabilidade no site do CRC (CRC-SC, 2026). Juntos, eles registram quem entregou o que e quem assume o vínculo técnico.

Protocolo (ou termo) de entrega de documentos. É uma lista detalhada do acervo entregue, assinada por ambas as partes. Protocolar serve de prova de recebimento e evita a velha discussão de “isso nunca me foi entregue”. Faça duas vias, ou registre por e-mail com confirmação. Para a solicitação formal, use um modelo pronto na carta de transferência de contador.

TTRT. O termo formaliza, perante o CRC, a passagem da responsabilidade técnica de um contador para outro. Quem preenche é o contador que assume, não você nem o contador que sai. A responsabilidade técnica estabelece o vínculo contratual entre o profissional e o cliente, e a transferência ocorre com a rescisão do contrato anterior (CRC-MG, 2026).

Prazo de entrega e retenção de documentos

Não existe um prazo único em lei para a entrega dos documentos na troca de contabilidade. O prazo razoável se alinha ao encerramento do contrato e à cláusula de rescisão acordada entre as partes (CRC-MG, 2026). Por isso, defina o prazo por escrito no distrato e registre uma data limite para a devolução do acervo.

Ponto importante: a contabilidade que sai não pode reter os documentos do cliente como garantia de honorários em aberto. Os documentos pertencem à empresa. Honorários em atraso se cobram pelos meios próprios, não retendo o acervo. Os CRCs tratam inclusive de “documentos abandonados” e do procedimento de transferência entre profissionais (CRC-PR, 2026).

Se houver retenção indevida, os caminhos são: notificar formalmente por escrito, registrar prazo e, persistindo, acionar o CRC da região. Saber como encerrar o contrato com a contabilidade de forma correta reduz muito o risco de retenção.

Passo a passo: como mudar e comunicar a troca

A troca operacional segue uma sequência simples. Na experiência da Alvera conduzindo transições, as migrações tranquilas seguem alguma versão destes seis passos, com a conferência item a item como etapa que mais evita perda de histórico. O TTRT eletrônico, por exemplo, é preenchido pelo novo contador no site do CRC (CRC-SC, 2026).

1. Defina a nova contabilidade e assine o contrato antes de encerrar o anterior.
2. Envie a solicitação formal de documentos por categoria, usando o checklist acima.
3. Combine o protocolo de entrega com a contabilidade que sai.
4. Confira o recebimento item a item, marcando cada documento da lista.
5. O novo contador assina o TTRT no site do CRC.
6. Atualize acessos e a procuração no e-CAC e nos portais.

Comunicar a troca é diferente de transferir documentos. Comunicar significa formalizar a rescisão com a contabilidade antiga, de preferência por escrito, e registrar a nova responsabilidade técnica. O novo contador faz a alteração do contador responsável na Receita Federal, via DBE/RedeSim, e assume as procurações no e-CAC (gov.br/RedeSim, 2026). Veja como notificar parceiros e bancos no comunicado de mudança de contabilidade. Não é preciso avisar órgãos externos além dessa formalização de vínculo.

Conheça o serviço de trocar de contabilidade da Alvera e entenda como funciona a migração passo a passo, do primeiro contato à atualização dos acessos.

Perguntas frequentes